Auftragsverarbeitungsvertrag für Waterglass Waves

§ 1 Gegenstand, Parteien und Geltung

(1) Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten, die der Auftraggeber als Verantwortlicher in Waterglass Waves einbringt und die die Waterglass FlexCo als Auftragsverarbeiter in seinem Auftrag verarbeitet. Er konkretisiert die Pflichten nach Artikel 28 DSGVO und orientiert sich an den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915.

(2) Der AVV wird mit der Annahme der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und der Produktbedingungen Waterglass Waves geschlossen (§ 10 der Produktbedingungen). Er gilt für die Dauer des Nutzungsvertrags und darüber hinaus, bis alle personenbezogenen Daten gelöscht oder zurückgegeben sind.

(3) In Fragen des Datenschutzes geht dieser AVV den AGB und den Produktbedingungen vor. Begriffe haben die Bedeutung, die ihnen die DSGVO gibt.

(4) Verantwortlicher ist der Auftraggeber, wie in seiner Organisation in der Konsole angegeben. Auftragsverarbeiter ist die Waterglass FlexCo, Wien, hi@waterglass.ai. Anschrift und weitere Kontaktdaten stehen im Impressum. Ansprechperson für Datenschutzfragen ist Bernhard Hauser.

§ 2 Beschreibung der Verarbeitung (Anlage 1)

(1) Gegenstand: die Bereitstellung von Waves, also der Konsole, der Programmierschnittstelle, der Kommandozeilenwerkzeuge und der Ausführungsumgebungen, zur Definition und zum Betrieb von KI-Agenten.

(2) Art und Zweck: Speicherung der vom Verantwortlichen eingebrachten und der bei Ausführungen entstehenden Inhalte, Übermittlung dieser Inhalte an die vom Verantwortlichen ausgewählten KI-Modellanbieter und verbundenen Dienste, Ausführung von Agenten in isolierten Umgebungen, Erstellung von Verlaufsdaten und Archiven sowie Bereitstellung von Exporten. Zweck ist der Betrieb der Agenten des Verantwortlichen nach seinen Anweisungen.

(3) Kategorien betroffener Personen: bestimmt der Verantwortliche durch die Inhalte, die er einbringt, typischerweise seine Mitarbeiter, Kunden, Interessenten und Lieferanten sowie sonstige Personen, die in Dokumenten, Nachrichten oder verbundenen Diensten vorkommen.

(4) Kategorien personenbezogener Daten: alle Daten, die der Verantwortliche über Anweisungen, Wissensdatenbanken, verbundene Dienste, hinterlegte Zugangsdaten und abgerufene Inhalte einbringt, und alle Daten, die bei Ausführungen entstehen. Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Artikels 9 DSGVO werden nur verarbeitet, wenn der Verantwortliche dafür eine tragfähige Rechtsgrundlage hat und die in Anlage 2, Teil B beschriebenen Maßnahmen anwendet (§ 6 Absatz 4 der Produktbedingungen).

(5) Dauer: die Laufzeit des Nutzungsvertrags sowie die Übergangs- und die Abruffrist nach § 11.

§ 3 Weisungen

(1) Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, wir sind durch Unionsrecht oder österreichisches Recht zur Verarbeitung verpflichtet. In diesem Fall informieren wir den Verantwortlichen vor der Verarbeitung über diese Pflicht, soweit das Recht eine solche Information nicht verbietet.

(2) Weisungen erteilt der Verantwortliche durch die Nutzung der Plattform, insbesondere durch die Konfiguration seiner Agenten, die Auswahl der Modelle, Werkzeuge, verbundenen Dienste und Netzwerkziele, das Starten von Ausführungen und das Löschen von Daten, sowie in Textform an support@waterglass.ai. Weisungen, die über den Funktionsumfang der Plattform hinausgehen, können wir ablehnen oder als gesondert zu vergütende Leistung anbieten.

(3) Halten wir eine Weisung für einen Verstoß gegen die DSGVO oder andere Datenschutzbestimmungen, informieren wir den Verantwortlichen unverzüglich und können die Ausführung aussetzen, bis er die Weisung bestätigt oder ändert.

§ 4 Zweckbindung und Vertraulichkeit

(1) Wir verarbeiten die Daten ausschließlich zu den in § 2 genannten Zwecken. Eine Verarbeitung zu eigenen Zwecken findet nur statt, soweit die Produktbedingungen dies vorsehen (§ 10 Absatz 3 und 4 der Produktbedingungen). Für diese Verarbeitung sind wir Verantwortlicher.

(2) Wir gewähren nur Personen Zugang zu den Daten, die ihn zur Erbringung der Leistung benötigen und die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Administrative Zugriffe auf gespeicherte Inhalte beschränken wir auf Betrieb, Fehlersuche und Wiederherstellung und protokollieren sie.

§ 5 Sicherheit der Verarbeitung

(1) Wir treffen die in Anlage 2 beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen. Sie berücksichtigen den Stand der Technik, die Implementierungskosten, Art, Umfang, Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie das Risiko für die betroffenen Personen.

(2) Wir dürfen die Maßnahmen weiterentwickeln, solange das Schutzniveau nicht unterschritten wird. Wesentliche Änderungen teilen wir mit.

(3) Der Verantwortliche bewertet, ob die Maßnahmen für die von ihm eingebrachten Daten ausreichen, und trifft die Maßnahmen, die in seiner eigenen Verantwortung liegen (Anlage 2, Teil B).

§ 6 Unterauftragsverarbeiter

(1) Der Verantwortliche erteilt eine allgemeine Genehmigung zum Einsatz der in Anlage 3 genannten Unterauftragsverarbeiter. Änderungen kündigen wir mindestens 14 Tage vor Wirksamkeit auf der Seite der Anlage 3 und per E-Mail an. Der Verantwortliche kann aus einem wichtigen datenschutzrechtlichen Grund widersprechen. Lässt sich der Widerspruch nicht einvernehmlich lösen, kann er den Nutzungsvertrag zum Wirksamwerden der Änderung kündigen.

(2) Wir verpflichten Unterauftragsverarbeiter durch Vertrag zu im Wesentlichen denselben Datenschutzpflichten, die uns nach diesem AVV treffen, und stellen sicher, dass sie hinreichende Garantien für geeignete Maßnahmen bieten. Kommt ein Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten nicht nach, haften wir dem Verantwortlichen dafür wie für eigenes Handeln.

(3) Auf Anfrage stellen wir dem Verantwortlichen eine Kopie unseres Vertrags mit einem Unterauftragsverarbeiter zur Verfügung. Geschäftliche Informationen können wir dabei unkenntlich machen.

(4) Keine Unterauftragsverarbeiter sind Empfänger, die der Verantwortliche selbst bestimmt: die von ihm verbundenen Dienste, seine eigenen Werkzeugserver und Netzwerkziele und die von seinen Agenten abgerufenen Internetseiten (§ 8 der Produktbedingungen). Der KI-Modellanbieter ist Unterauftragsverarbeiter, die Auswahl trifft aber der Verantwortliche je Agent.

§ 7 Übermittlung in Drittländer

(1) Wir übermitteln personenbezogene Daten nur dann in ein Land außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums, wenn der Verantwortliche dies durch die Auswahl eines dort betriebenen Modells, die Freigabe des Werkzeugs für die Internetsuche oder die Verbindung eines dort ansässigen Dienstes veranlasst, oder wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.

(2) Für Unterauftragsverarbeiter in Drittländern ohne Angemessenheitsbeschluss stützen wir die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und ergänzende Maßnahmen. Anlage 3 weist für jeden Unterauftragsverarbeiter das Land der Verarbeitung aus.

(3) Die Konsole weist zu jedem Modell das Land der Verarbeitung aus. Wünscht der Verantwortliche eine Verarbeitung ausschließlich in der Union, wählt er dort betriebene Modelle, lässt das Werkzeug für die Internetsuche gesperrt und verbindet keine Dienste außerhalb der Union.

§ 8 Unterstützung des Verantwortlichen

(1) Wir unterstützen den Verantwortlichen mit geeigneten Maßnahmen dabei, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen betroffener Personen nachzukommen. Wendet sich eine betroffene Person unmittelbar an uns, leiten wir den Antrag unverzüglich an den Verantwortlichen weiter und beantworten ihn nicht selbst.

(2) Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der uns zur Verfügung stehenden Informationen unterstützen wir den Verantwortlichen bei der Sicherheit der Verarbeitung, bei der Meldung von Verletzungen an die Aufsichtsbehörde und an betroffene Personen, bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei der vorherigen Konsultation der Aufsichtsbehörde.

(3) Der Verantwortliche kann seine Daten über die Schnittstellen selbst einsehen, berichtigen, exportieren und löschen. Unterstützung, die darüber hinausgeht, erbringen wir gegen Vergütung nach Aufwand zu den vereinbarten oder unseren üblichen Sätzen, soweit sie nicht durch unser eigenes Verhalten veranlasst ist.

§ 9 Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

(1) Wir melden dem Verantwortlichen jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die seine Daten betrifft, unverzüglich nach Bekanntwerden, in der Regel innerhalb von 48 Stunden, per E-Mail an die Adresse des Inhabers der Organisation.

(2) Die Meldung enthält, soweit bekannt, die Art der Verletzung, die Kategorien und die ungefähre Zahl der betroffenen Personen und Datensätze, die wahrscheinlichen Folgen, die ergriffenen und vorgeschlagenen Maßnahmen und eine Kontaktstelle. Noch nicht vorliegende Informationen reichen wir nach.

(3) Wir dokumentieren Verletzungen und unterstützen den Verantwortlichen bei seinen Meldepflichten nach Artikel 33 und 34 DSGVO.

§ 10 Nachweise und Prüfungen

(1) Wir stellen dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung dieses AVV erforderlich sind, insbesondere die Beschreibung der Maßnahmen in Anlage 2, die Liste der Unterauftragsverarbeiter und auf Anfrage weitere Dokumentation.

(2) Der Verantwortliche kann die Einhaltung dieses AVV einmal jährlich sowie bei konkretem Anlass selbst oder durch einen zur Vertraulichkeit verpflichteten Prüfer prüfen. Prüfungen werden mit angemessener Frist angekündigt, finden während der Geschäftszeiten statt und beeinträchtigen weder den Betrieb noch die Daten anderer Kunden. Sie erfolgen vorrangig durch Einsicht in Dokumentation und schriftliche Auskünfte. Den Aufwand für Prüfungen ohne konkreten Anlass trägt der Verantwortliche nach Aufwand.

(3) Eine Zertifizierung nach ISO 27001 oder ein vergleichbarer Prüfbericht liegt derzeit nicht vor.

§ 11 Löschung und Rückgabe

(1) Nach Ende des Nutzungsvertrags halten wir die Daten des Verantwortlichen während der Übergangsfrist von 30 Tagen und der anschließenden Abruffrist von weiteren 30 Tagen nach § 5a der Produktbedingungen zur Rückgabe bereit. Er kann sie während der Übergangsfrist über die Schnittstellen exportieren und bis zum Ablauf der Abruffrist in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format anfordern. Danach löschen wir alle personenbezogenen Daten und Kopien, soweit keine Pflicht zur Aufbewahrung nach Unionsrecht oder österreichischem Recht besteht. Daten in verschlüsselten Sicherungskopien werden mit dem Ablauf des Sicherungszyklus gelöscht.

(2) Der Verantwortliche kann die Löschung auch während des Vertrags verlangen, für einzelne Ausführungen unmittelbar in der Konsole und für Konto und Organisation in Textform an support@waterglass.ai. Wir bestätigen die Löschung auf Anfrage.

§ 12 Haftung, Verstöße und Schlussbestimmungen

(1) Für die Haftung der Parteien gelten § 8 der AGB und § 11 der Produktbedingungen. Artikel 82 DSGVO bleibt unberührt.

(2) Verstoßen wir gegen diesen AVV, kann der Verantwortliche die betroffene Verarbeitung aussetzen und, wenn der Verstoß nicht innerhalb angemessener Frist behoben wird, den Nutzungsvertrag aus wichtigem Grund beenden. Umgekehrt können wir den Nutzungsvertrag beenden, wenn der Verantwortliche auf einer rechtswidrigen Weisung besteht.

(3) Es gelten die Schlussbestimmungen der AGB. Maßgeblich ist die deutsche Fassung. Welche Daten die Plattform im Einzelnen verarbeitet, beschreiben wir in den Datenschutzhinweisen für Waterglass Waves.

Anlage 2: Technische und organisatorische Maßnahmen

Teil A, Maßnahmen des Auftragsverarbeiters.

Verarbeitungsort: Die Plattform, ihre Datenbanken, der Objektspeicher und die Sicherungskopien werden in Rechenzentren in Deutschland betrieben. Übermittlungen außerhalb der Union ergeben sich nur aus den in § 7 beschriebenen Entscheidungen des Verantwortlichen.

Zugangskontrolle: Für Benutzerkonten steht eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zur Verfügung, API-Schlüssel werden nur als Prüfmerkmal gespeichert und einmalig angezeigt, Sitzungen verwenden wechselnde Kennungen, die Rollen Inhaber und Mitglied trennen Abrechnung und Schlüsselverwaltung von der Nutzung, und Anmeldeversuche sind in ihrer Häufigkeit begrenzt.

Zugriffskontrolle: Die Anwendung greift mit einer Kennung mit eingeschränkten Rechten auf die Datenbank zu, administrative Zugriffe auf die Systeme sind auf einen sehr kleinen Personenkreis beschränkt und für Betrieb, Fehlersuche und Wiederherstellung erforderlich, und jeder administrative Lesezugriff auf gespeicherte Inhalte wird protokolliert.

Verschlüsselung: Transportverschlüsselung für alle öffentlichen Zugriffe, hinterlegte Zugangsdaten verschlüsselt mit einem eigenen Schlüssel je Eintrag, verschlüsselte Geheimnisse der Zwei-Faktor-Authentifizierung, verschlüsselte Sicherungskopien sowie Maskierung der Werte hinterlegter Zugangsdaten in Protokollen, Verlaufsdaten und Anweisungen an KI-Modelle.

Trennung: Jede Ausführung läuft in einer eigenen isolierten Umgebung mit begrenzten Ressourcen und auf die vom Verantwortlichen freigegebenen Ziele beschränktem Netzwerkverkehr, Mandanten sind in der Datenbank getrennt, und die Ausführungsumgebung erhält keine Zugangsdaten der KI-Modellanbieter, weil Aufrufe über unseren eigenen Vermittlungsdienst laufen.

Integrität: Der Verlauf einer Ausführung ist fortschreibend angelegt und seine Unveränderbarkeit wird in der Datenbank durchgesetzt, und ausgelieferte Software wird vor der Ausführung anhand einer Prüfsumme verifiziert.

Verfügbarkeit und Wiederherstellung: Tägliche verschlüsselte Sicherungskopien der Datenbank mit einer Aufbewahrung von rund zwei Wochen an einem zweiten Standort im selben Land, fortlaufende Archivierung der Transaktionsprotokolle, geprobte Wiederherstellung und eine Überwachung, die uns bei Störungen alarmiert.

Protokollierung: Zugriffsprotokolle enthalten keine Inhalte und rollieren fortlaufend, und der Vermittlungsdienst zu den KI-Modellen speichert weder Eingaben noch Ausgaben.

Organisation: Alle Personen mit Zugang sind zur Vertraulichkeit verpflichtet, Rechte werden nach dem Grundsatz der minimalen Berechtigung vergeben, Vorfälle folgen einem dokumentierten Verfahren, und kryptografische Schlüssel werden nach einem festgelegten Prozess verwaltet.

Löschung: Abgeschlossene Ausführungen können samt Verlauf, Artefakten und Arbeitsverzeichnis in der Konsole und auf der Kommandozeile mit sofortiger Wirkung gelöscht werden, Konten und Organisationen werden auf Anfrage gelöscht.

Teil B, Maßnahmen im Verantwortungsbereich des Verantwortlichen.

Die Auswahl eines innerhalb der Union betriebenen Modells, der Verzicht auf das Werkzeug für die Internetsuche und auf Verbindungen zu Diensten außerhalb der Union, wenn Übermittlungen in Drittländer ausgeschlossen sein sollen. Die Trennung von hinterlegten Zugangsdaten und offenem Internetzugang eines Agenten. Die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung, die Pflege des Kreises zugriffsberechtigter Personen und der Widerruf nicht mehr benötigter Schlüssel und Mitgliedschaften. Eine eigene Rechtsgrundlage und weitere Maßnahmen, wenn besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden. Der rechtzeitige Export von Inhalten, die außerhalb der Plattform benötigt werden.

Anlage 3: Unterauftragsverarbeiter

Die Liste der Unterauftragsverarbeiter für Waves mit Zweck und Land der Verarbeitung ist auf unserer Website veröffentlicht. Sie ist Bestandteil dieses Vertrags und wird nach § 6 geändert.