HR InStaff
€25 Mio.+Jahresumsatz
Wir sind Ihre Agentur für KI-Automatisierung
Wir automatisieren wiederkehrende Prozesse mit intelligenten KI-Agenten – von der Analyse über die Umsetzung bis zum laufenden Betrieb. DSGVO-konform auf europäischer Infrastruktur.
Von der Analyse bis zum Betrieb
Prozessautomatisierung mit künstlicher Intelligenz
Als Agentur für KI-Automatisierung übernehmen wir die Arbeit, die Ihr Team jede Woche Stunden kostet: Kundenanfragen beantworten, Rechnungen und Belege verarbeiten, Daten zwischen Systemen übertragen, Berichte erstellen. Genau solche wiederkehrenden Prozesse automatisieren wir mit KI – zuverlässig und nachvollziehbar.
Dafür setzen wir individuelle KI-Agenten ein: virtuelle Teammitglieder, die dieselben Werkzeuge nutzen wie Ihre Mitarbeiter und rund um die Uhr arbeiten. Anders als starre Automatisierung verstehen sie Kontext, gehen mit Ausnahmen um und lernen laufend dazu. Welche Prozesse sich zuerst lohnen, klären wir gemeinsam – auf Wunsch mit einer kompakten KI-Strategieberatung vorab.
Der häufigste Fehler beim Einstieg ist, den kompliziertesten Prozess zuerst anzugehen. Wir suchen bewusst den Ablauf, der oft vorkommt, klar beschreibbar ist und dessen Ergebnis sich prüfen lässt. Der bringt schnell messbare Zeitersparnis und liefert die Erfahrung, mit der sich die schwierigeren Fälle danach seriös einschätzen lassen.
Wir beraten aus Wien für den gesamten DACH-Raum, vor Ort oder remote, und betreiben Ihre Automatisierung dauerhaft auf europäischer Infrastruktur. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch.
Unsere Leistungen
So automatisieren wir Ihre Prozesse
Prozessanalyse & Use-Case-Auswahl
Wir sehen uns Ihre Abläufe an und finden die Prozesse, bei denen Automatisierung den größten Hebel hat – bewertet nach Zeitersparnis, Aufwand und Risiko, nicht nach Hype.
Automatisierung mit KI-Agenten
Statt starrer Skripte setzen wir KI-Agenten ein, die Kontext verstehen und mit Ausnahmen umgehen. So bleiben auch komplexe Abläufe automatisierbar.
Integration in bestehende Systeme
Ihre Automatisierung fügt sich in die Werkzeuge ein, die Sie bereits nutzen – E-Mail, CRM, ERP, Ticketsysteme. Kein Umstieg, keine Parallelwelt.
Betrieb & laufende Optimierung
Wir betreiben Ihre Automatisierung dauerhaft, überwachen die Qualität und verbessern sie laufend. Sie sehen jederzeit, was automatisiert wurde und mit welchem Ergebnis.
Ablauf
Vom Prozess zur laufenden Automatisierung
Wir automatisieren einen Ablauf nach dem anderen und messen jeweils, was er tatsächlich einspart. So bleibt nachvollziehbar, ob sich der nächste Schritt lohnt.
-
Prozess auswählen
Im Erstgespräch suchen wir den Ablauf mit dem besten Verhältnis aus Häufigkeit, Aufwand und Klarheit. Manchmal ist das nicht der, den Sie im Kopf hatten.
-
Ablauf im Detail aufnehmen
Wir gehen den Prozess mit den Personen durch, die ihn täglich ausführen, inklusive der Sonderfälle. Genau diese Ausnahmen entscheiden später, ob eine Automatisierung im Alltag hält.
-
Automatisierung erstellen und testen
Der KI-Agent läuft zuerst im Schattenbetrieb mit: Er bearbeitet echte Fälle, ein Mensch prüft das Ergebnis. Erst wenn die Qualität stimmt, übernimmt er produktiv.
-
Betreiben und ausweiten
Wir überwachen Qualität und Ausnahmen, bessern nach und nehmen den nächsten Prozess dazu. Sie sehen laufend, wie viele Fälle automatisch erledigt wurden und wie viele eskaliert sind.
HR
Mediennotus
€2M+Jahresumsatz
Logistik HHLA Next
€1,7 Mrd.Jahresumsatz (Konzern)
Alle Unternehmen benötigen eine KI-Strategie, um das volle Potenzial ausschöpfen zu können. Waterglass hilft dabei.
Silia Traub
Director AI & Strategy bei 
willhaben
willhaben 
Jedes Unternehmen wird KI-Agenten nutzen, um Effizienz und Servicequalität radikal zu verbessern.
Oliver Lukesch
CTO bei 
StartMatch
StartMatch Wir integrieren in bestehende Infrastruktur
Slack 
Microsoft Teams 
Outlook 
Gmail 
Notion 
Google Drive 
Salesforce Slack Microsoft Teams Outlook Gmail Notion Google Drive Salesforce 
HubSpot 
OpenAI 
Anthropic 
Datadog 
Jira 
Zapier 
Stripe HubSpot OpenAI Anthropic Datadog Jira Zapier Stripe 
GitHub 
Linear 
QuickBooks 
Zendesk 
Asana 
Intercom 
Google Calendar GitHub Linear QuickBooks Zendesk Asana Intercom Google Calendar Fragen & Antworten
Häufige Fragen zur KI-Automatisierung
Welche Prozesse lassen sich mit KI automatisieren?
Am besten eignen sich wiederkehrende Abläufe mit klarem Ablaufmuster: Kundenanfragen beantworten, Rechnungen und Belege verarbeiten, Daten pflegen und übertragen, Termine koordinieren, Berichte erstellen. Als Faustregel gilt: Was ein neuer Mitarbeiter nach kurzer Einarbeitung erledigen könnte, kann heute meist ein KI-Agent übernehmen.
Was unterscheidet KI-Agenten von klassischer Automatisierung wie RPA?
Klassische Automatisierung folgt starren Regeln und bricht ab, sobald etwas vom Schema abweicht – ein anderes Rechnungsformat, eine ungewöhnliche Anfrage. KI-Agenten verstehen Inhalte und Kontext: Sie lesen Freitext, gehen mit Ausnahmen um und eskalieren an Menschen, wenn sie unsicher sind. Damit werden Prozesse automatisierbar, an denen regelbasierte Werkzeuge scheitern.
Was kostet KI-Automatisierung?
Das hängt vom Prozess ab: Eine klar abgegrenzte Automatisierung ist schnell kalkuliert, ein umfangreicher Ablauf mit mehreren Systemen entsprechend größer. Nennen Sie uns den Prozess, der Ihr Team am meisten Zeit kostet, und Sie erhalten ein kostenloses, unverbindliches Angebot mit klaren Kosten.
Wie schnell sehen wir erste Ergebnisse?
Die meisten Automatisierungen liefern innerhalb weniger Wochen erste produktive Ergebnisse. Wir starten mit einem Prozess, zeigen früh messbare Resultate und erweitern von dort Schritt für Schritt.
Ist KI-Automatisierung DSGVO-konform möglich?
Ja. Wir betreiben Ihre Automatisierung auf europäischer Infrastruktur, nutzen auf Wunsch europäisch gehostete oder Open-Source-Modelle und achten darauf, dass sensible Daten Ihr Setup nicht verlassen. Datenschutz ist Teil der Architektur, nicht nachträglich aufgesetzt.
Wir wissen noch nicht, wo wir anfangen sollen – helfen Sie auch dabei?
Ja. Dafür gibt es unsere KI-Strategieberatung: Wir prüfen Ihre Prozesse, priorisieren die Anwendungsfälle mit dem größten Hebel und geben eine klare Empfehlung – umsetzen können Sie danach mit uns oder intern.
Was passiert, wenn der KI-Agent einen Fall falsch bearbeitet?
Wir definieren vorab, wo der Agent selbst entscheiden darf und wo er an einen Menschen übergeben muss. Unsichere Fälle werden eskaliert statt geraten. Zusätzlich läuft jede Automatisierung anfangs im Schattenbetrieb mit, sodass Fehler auffallen, bevor sie Wirkung haben.
Können wir nachvollziehen, was automatisch entschieden wurde?
Ja. Jeder Vorgang wird protokolliert: Was war der Auslöser, welche Daten wurden herangezogen, welches Ergebnis kam heraus, wurde eskaliert. Das ist nicht nur für die Nachvollziehbarkeit wichtig, sondern auch die Grundlage, um die Automatisierung gezielt zu verbessern.
Was passiert, wenn sich unser Prozess ändert?
Dann passen wir die Automatisierung an. Änderungen an Abläufen sind der Normalfall, nicht die Ausnahme, deshalb ist die laufende Pflege Teil des Betriebs und nicht ein Projekt, das jedes Mal neu beauftragt werden muss.
Brauchen wir dafür neue Software oder Lizenzen?
In der Regel nicht. Wir setzen auf den Systemen auf, die Sie bereits nutzen, und binden uns über die vorhandenen Schnittstellen an. Wo eine Lizenz oder ein Zugang nötig wird, steht das im Angebot, bevor Sie zusagen.
Welchen Prozess dürfen wir automatisieren?
Nennen Sie uns eine Aufgabe, die Ihr Team jede Woche Zeit kostet. Wir zeigen Ihnen, was KI-Automatisierung dort leisten kann und erstellen ein kostenloses und unverbindliches Angebot.
Wie können wir helfen?
Buchen Sie ein kurzes Erstgespräch. Wir beantworten Ihre Fragen und prüfen gemeinsam, welche Ihrer Prozesse sich am besten für KI-Automatisierung eignen.